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3.簡単なルール

今まで見てきた「ファシリテーション」も「可視化ツール」も、既存の会議の席上ですぐ使うことのできるものです。さらにここに「簡単なルール」を導入することで、メンバーの共通認識をつくることができます。

なぜ「簡単な」とわざわざことわったかというと、ルールは複雑になるほど忘れやすくなり、守られにくくなるからです。シンプルなものを厳選して「これだけは忘れずに守りましょう」と言った方が記憶に残りやすく、効果があります。

簡単で効果的なルールとして、例えば「開始時間と終了時間を守る」というのが挙げられます。このルールをメンバーに浸透させることによって、限られた時間の中で結論を出すことが徐々に当たり前になっていきます。

また、このルールは会議の進行役が時間通りにいくよう計らう、という側面もありますが、メンバーがきちんと時間通りに集まったり、終了時間までに余すところなく意見を述べることも重視されるようになります。つまり、会議に対するメンバーの参加意識を高めることにもつながるのです。

まとめ

いかがだったでしょうか。4回にわたってお伝えしてきた「成果の出る会議」について、まとめると下記のようになります。

• 労働生産性を高めるためには、オフィスワーカーが長時間を費やしている「会議」にも成果を求める必要がある（参考：今週「会議」に何時間使った？―労働生産性の面から見る会議の「成果」）
• 「成果の出る会議」とは、結論に対して過不足なく実行が伴う会議のこと（参考：「成果の出る会議」とは？―会議の目的が達成されれば、それでいいのか）
• 「成果の出る会議」を運営するには、1.ファシリテーション 2.可視化ツール 3.簡単なルールを導入するとよい（参考：とある会議の様子ー会議の運営には工夫が必要）

ITを活用したオンライン会議や、テキストチャット形式での会議など、形は変わっていくかもしれませんが、オフィスワークの中から「会議」というものがなくなることはないでしょう。さまざまなツールの活用や工夫を凝らすことで、より生産性の高い会議を目指していきましょう。