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クラウドサービスで経営効率化を図って1年、自社の業態に適した新たなサービスを試しています。
2期目に入った今期より「board」というクラウドサービスを利用し始めました。
このサービスがとても使いやすい上、月々980円～とリーズナブルであるため利用開始から4ヵ月目に突入しました。
このboardと会計freeeを組み合わせた自社事例を紹介します。

boardの利用に向いている業種とは？

前提として、boardは案件単位の仕事が多い業種向けに最適化されたサービスであるといえます。
案件単位とは、例えば一つの取引で、

• 契約期間が複数月（例：3ヵ月、6ヵ月、1年など）
• 見積書も複数月単位で作成（例：3ヵ月、6ヵ月、1年など）
• 請求書は毎月作成（月末締めで発行など）

こんな取引を主としている業種に適しているサービスです。
Web開発やシステム導入・保守などのIT系や、デザイン企画・マーケティングなどのクリエイティブな業種の方も該当するかもしれません。
もちろん一取引単位でも対応していますが、取引が日々異なるような小売りや飲食店、卸売といった業種には不向きだと思います。

私の仕事は基本はシステム企画、導入支援、保守などの契約期間が複数月となる案件が多く、たまに研修サービスなどのスポット案件が入りますが、その全てにこのサービスは対応できています。

boardの良さとは？

他のクラウド請求書サービスが取引単位であるのに対し、boardは案件単位で管理が行えます。
例えば、A社から1人月100万で、3ヵ月間のシステム改修依頼を受けたとします。
契約期間は3ヵ月、契約金額300万、よって見積書は300万で作成します。
そうすると毎月100万の請求書が3ヵ月分自動作成されます。あとは毎月月末に発行するだけで済みます。
他のクラウド請求書サービスでは、毎月100万の請求書を作成するための処理を行わなければなりませんでした。
（定期請求という機能を有したクラウドサービスもありますが、雛形をベースに毎月自動作成するものであり、案件単位での情報管理とは思想が異なると思います。）

会計freeeとAPI連携、ストレスもフリーに

そして、最近知ったのですがクラウド会計freeeにデータ連携ができます。
どういうことかというと、boardで請求済みとした案件情報は、即座に売掛金の情報となってfreeeに自動登録されるのです。
（ちなみに今使っているMFクラウド会計へは、boardからCSVファイルを作成してダウンロード→MFクラウドへアップロードという手順でした。）
もしかしたら私のような業種には、board＋freeeは現時点で機能面・コストパフォーマンスの両面で最適な組み合わせではないでしょうか。

案件登録から見積～請求～会計（freee）への流れ

boardからfreeeへの連携を含めた一連の流れを紹介します。

①案件を登録して見積書を作成する[board]


これにより、毎月の請求書情報が作られ、各月の請求一覧に表示されるようになります。

②毎月の請求書をメールで送付する[board]

メールテンプレートがあります。先方に通知された後、記載されたURLからダウンロードしてもらう形です。

③請求一覧のステータスを請求済みに変更する[board→freee]


freeeに自動で連携、freee上で売掛金（未決済明細）として登録されます。

④入金のタイミングで決済伝票登録[freee]
これで入金消込が行えます。

上記のように、サービスが異なっていても同じ情報を2回登録する必要がなく、同じシステムを使っているような感じになります。
（例えば請求済みにした後、売掛金の情報を入力したり、CSVファイルでダウンロード→アップロードするなどの必要はありません。）
そして両方ともクラウドサービスのため、いつでもどこでも実施でき、この業務に要する時間も数分で済みます。
（一部の取引先は紙で郵送を求められているため、その場合は②で紙に印刷→封入→郵送といったロケーション限定プロセスが挟まりますが。。）
ただしそんな郵送もboardでは1通あたり170円（税込）で代行いただけます。素晴らしいですね。

見積中案件や予定原価も管理、アウトルックが見られる

実績は管理できていても、見通しは何となく把握している程度・・・boardはそんな企業にも適しています。
確定以外の数字はExcel等で外部管理するものと思っていましたが、boardでは見積中の案件や予定原価、売上予算も管理できるため、当期の売上や粗利・予実も、数字とグラフで把握できるようになります。

こんな情報が見られると、「何となく大丈夫だろう」みたいな甘い見通しができなくなりますね。(笑)
このように見える化することで、もっと案件を取る活動をしなければならないのか、数字はキープしながら仕事の効率性を高める工夫をすればよいのかの判断が、リアルタイムに行えるようになります。
これもboardのメリットなのかなと感じています。

 
ここまでboardを使用した効果や感想を記載いたしましたが、少なくともこのようなリーズナブルな価格で案件管理、請求書発行、freeeへの売掛金データ連携、さらにアウトルックまで見られる仕組みは他にないのでは、と思います。
バックオフィス業務を効率化し、さらに見込みも数字とグラフで把握できる一元的な仕組み、これがboard（＋freee）なのではないでしょうか。
 

今回は以上となります。お読みくださりありがとうございました。