クラウドサービスで効率化を図る
私が初めてクラウドサービスを利用したのは2012年、EvernoteでメモやWeb情報のクリップをする程度でした。
そして昨年（2015年）、それまで利用していたパッケージ版の会計ソフトから「MFクラウド確定申告」を利用し始めました。（この年は、クラウド会計元年と呼ぶそうです。）
クラウドサービスは会計だけでなく、日常的な業務に役立ちそうなサービスも次々に生まれ、日々進化・洗練されているように思います。
当初はクラウドといっても、何が良いのか具体的なイメージを持っていませんでしたが、利用者の立場となって「これは便利だ！」と感じることが出てきましたので、紹介していきたいと思います。
クラウド利用で変わったこと
利用前と利用後を、5W1H風に比較してみます。（価格は某パッケージ会計ソフトとMFクラウド確定申告です。）
| 比較 | 以前 | クラウドにしてから |
|---|---|---|
| ①What(何で) | 自分のパソコン | 自分のパソコン＋タブレット、スマートフォン |
| ②Where(どこで) | 事務所の中 | 事務所＋カフェ、電車の中 |
| ③When(いつ) | 事務所にいる時間 | 事務所＋外出中の空き時間 |
| ④Who(誰が) | 自分 | 自分＋権限付与したメンバー |
| ⑤How(どのように) | パソコンにインストール | インターネットに繋げてログイン |
| ⑥How much(いくらで) | 約10000円で一括購入 | 月々800円(無料プランあり) |
| ⑦How long(使用期間) | 1年後に新バージョン登場し買い替え | 常に最新版を利用できる |
まとめると、
「どこからでも（①、②）好きな時間に使え（③）他の人とも共有でき（④）手軽に始められ（⑤、⑥）常に新しい（⑦）」
どれもクラウドサービスのPR文に出てきそうな言葉ですが、実際に使ってみるとその意味と良さがよくわかります。
もう”以前”には戻れそうにありません。。
利用しているクラウドサービス
現在（2016年4月）、利用しているサービスはこちらです。
| 種別 | 行動 | 以前 | 利用中クラウドサービス |
|---|---|---|---|
| ①仕事の管理 | メンバーへ連絡する | メール | chatwork （チャットワーク） |
| タスクを確認する | 紙のノート Evernote |
Todoist（トゥドゥイスト） | |
| スケジュールを確認する | 手帳 | Googleカレンダー | |
| ②書類の管理 | 契約書を送る | 紙 | cloudsign （クラウドサイン） |
| 見積書を送る | メール(PDF) | MFクラウド請求書 | |
| 請求書を送る | 紙 | B to Bプラットフォーム請求書 | |
| 請求書を受け取る | メール(PDF) | ||
| ③会計の管理 | 交通費を記録する | Excel | STREAMED（ストリームド） |
| 仕訳を記帳する | 某パッケージソフト | MFクラウド会計 |
実際に使ってみた各サービスの良いと思う点、効果を挙げます。
①仕事の管理
chatwork （チャットワーク）
- メールのように件名に迷ったり、「お疲れ様です」「よろしくお願いします」の定型文入力が不要になった
- 伝えたいことを簡潔にダイレクトに書ける（メールだとぶっきらぼうな印象でもチャットなら大丈夫と思っています）
- ファイルのアップロードが簡単 （ドラッグ＆ドロップOK）
- 共有タスクを書くことができ、期限・担当が設定できる（いつも共有できる）
Todoist（トゥドゥイスト）
- やることが時系列に並べられ、次やるべきことに迷わなくなった
- 着手順序の変更もドラッグ＆ドロップで簡単に行えるので、絶えず時系列をキープできる
- タスクをプロジェクトという単位でカテゴリ分けでき、タスクの階層化も行える
- 期日設定したタスクはGoogleカレンダーと同期できる（有料プランのみ）
②書類の管理
cloudsign （クラウドサイン）
- 作成した契約書（PDF）をアップロードすれば、相手の受領から捺印（電子印）まで同じ仕組みの中で行える
- 紙で印刷し、製本、捺印して郵送、相互一部ずつ保管する、という一連の手間がなくなった
- 契約書はクラウド上で保管されており、どこに保管したか忘れてしまう心配がない
B to Bプラットフォーム請求書
- 請求データを登録すれば、請求書がメールで相手先に通知されるため、紙で郵送しなくて済むようになった
- 相手が受領したか、処理したか（支払を行ったか）の状況が発行側から確認できる
- 発行だけでなく、受け取りも行えるため、発行した請求書と受領した請求書が同じ仕組みの中で管理できる
③会計の管理
STREAMED（ストリームド）
- Yahoo!路線情報などで検索したルートの金額から、交通費明細を作成できる
- 移動中にスマートフォンで記録できるので、月末に振り返ってExcelに入力する手間がなくなった
- 記録した情報はExcel（CSV形式）でダウンロードでき、会計ソフトに取り込める
MFクラウド会計
- クレジットカードと銀行の入出金明細を自動取得し、その明細から仕訳を登録できる
- 自社の会計管理に必要十分な機能が備わっている（残高試算表、期間推移）
- 経済産業省が公表する６つの財務指標（ローカルベンチマーク）を行ってくれる
自身にあったクラウドサービスを試す
- 作業のスピードを上げる
- 日々のタスク、ゴールを明確にする
- 事務的な作業を省力化する
この３つを課題設定しました。
解決策の一部としてクラウドサービスを利用し、徐々にですが生産性も高まってきたように感じます。
上に挙げたサービスは、無料から始められたり、お試し期間があったりするので、まずは洋服や靴のように試着してみて似合うかどうか（自身の仕事に合うかどうか）試してみるのも良いのではないかと思います。
私もタスク管理はいくつか利用してみて、シンプルなTodoistに落ち着いています。
今後も質が高くフリーまたは低コストのクラウドサービスをうまく組み合わせて、自身の仕事の効率化を図りたいと考えています。
今回はいくつかの利用中クラウドサービスを紹介させていただきました。
今後、詳細部分や気になるサービスなどもお伝えできればと思います。
個人的にはProttというプロトタイプ支援ツールがとても気になっています。（早く試してみたい。。）
今回は以上となります。お読みくださりありがとうございました。
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